EL ARCHIVO

 

El Archivo

Se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos. Se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

 Funciones de Archivo

Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de los archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.

Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la organización y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestión.

Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de gestión al Archivo General.

Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos, según la normativa específica en materia de acceso.

Diseñar actividades formativas en materia de archivos y documentos.

Gestionar el Archivo General, custodiando, instalando, organizando, describiendo y haciendo accesibles sus fondos documentales.

Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.

Clasificación de fondos.

Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios.

Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

Clases de Archivo

Los archivos se pueden clasificar de la siguiente forma:

Según sus componentes es posible encontrar:

• Archivos de entrada: estos archivos se constituyen por una serie de datos que están almacenados en un dispositivo de entrada.
• Archivos de salida: estos archivos guardan la información que es viable observar a través de la computadora.
• Archivos de situación: estos archivos almacenan información que se actualiza con frecuencia.
• Archivos constantes: estos archivos se componen de registros cuyos campos son estables o bien, de baja frecuencia de variación.
• Archivos históricos: se constituyen por datos que cambian en el tiempo y con información de los archivos actualizados.
• Archivos de movimiento: esta clase de archivos se emplean unidos a los constantes y tienen en común algún campo.
• Archivos de maniobra: estos se originan en el instante en que se opera algún programa y se borran una vez que termina su actuación, son auxiliares.

Según los datos que almacenan se dividen en:

• ASCII: en esta clase de archivo los datos son almacenados por medio de un sencillo texto. Esto posibilita el intercambio de los datos que poseen así como a la vez elaborar archivos que el propio usuario pueda transformar.
• Binario: este tipo de archivos, por el contrario, contiene información en un lenguaje que únicamente la computadora entiende, por ejemplo colores, sonidos, imágenes u órdenes. Estos archivos generan poco peso en relación con los anteriores.

Según el mecanismo que se emplea para tener acceso a los archivos se divide en los siguientes:

• Archivos directos: en esta clase de archivos cada registro es posible leerlos y escribirlos de forma directa. Esto se consigue con la presentación de su dirección en el fichero.
• Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se ordenan en forma de secuencia de tal modo que para leer uno solo de ellos, es necesario la lectura de los anteriores.
• Archivos de índices: en estos archivos es posible entrar a los registros desde la contraseña que disponen. Conociendo las diferentes clases de archivos que existen el usuario estará en capacidad de reconocer sus características, su utilidad y su pertinencia. Cada uno de ellos facilita el almacenamiento de la información de acuerdo a las funciones que cumple y para los que fueron diseñados. Será finalmente el usuario quien elija el más apropiado según sus necesidades.